Booking & Cancellation Policy

This Policy is provided by Sankofi Inc., operating as Autodex.

This Policy explains how booking requests, confirmations, counter-offers, cancellations, expired requests, no-shows, booking activity, and completed service records work on Autodex. It should be read together with Autodex’s Terms of Use and Privacy Policy.

Autodex is a coordination platform that helps drivers request automotive service with participating independent shops.

Autodex helps organize:

Service Requests;

Shop Selection;

Vehicle Information;

Booking Dates and Times;

Booking Status Updates;

Cancellations;

Counter-Offers;

Completed Service Records; and

Service History.

Autodex is not a repair shop, mechanic, dealership, warranty provider, insurer, emergency service, roadside assistance provider, towing company, legal advisor, repair diagnosis authority, safety authority, or pricing authority.

Participating shops are independent businesses responsible for the automotive services they offer, recommend, schedule, price, perform, invoice, and support.

Submitting a booking request through Autodex does not mean the appointment is confirmed unless the platform shows a confirmed booking status.

A booking may be:

Pending Shop Confirmation;

Automatically Confirmed by the Shop’s Settings;

Accepted by the Shop;

Declined by the Shop;

Counter-Proposed by the Shop;

Cancelled by the Driver;

Cancelled by the Shop; or

Expired.

A booking request should not be treated as a confirmed appointment unless Autodex shows that the booking has been confirmed or the shop has otherwise directly confirmed the appointment with the driver.

A booking request may include:

The Selected Service;

The Selected Shop;

The Requested Date and Time;

Driver Contact Information;

Vehicle Information;

Odometer or Mileage Information, if provided;

Driver Notes; and

Other Information Needed to Help the Shop Review the Request.

Drivers are responsible for providing accurate information.

Incorrect, incomplete, or unclear information may cause the shop to decline, cancel, reschedule, counter-propose, or ask for clarification.

Some shops may require manual confirmation before a booking is accepted.

When a request requires manual confirmation, the shop may:

Accept the request;

Decline the request; or

Propose another time.

Until the shop accepts the request, the booking is not confirmed.

Drivers should check the booking status in Autodex and watch for booking updates.

Some shops may allow certain bookings to be automatically confirmed based on their availability and settings.

If a booking is auto-confirmed, the platform may show the booking as confirmed without manual review by the shop.

Even when a booking is confirmed, the shop may still need to contact the driver if:

Information Is Missing;

The Vehicle Is Not Suitable for the Requested Service;

The Service Cannot Be Performed as Requested;

Parts or Staff Are Unavailable;

The Booking Information Appears Incorrect; or

Another Operational Issue Arises.

If a shop cannot accept the requested time, it may propose another time where Autodex supports counter-offers.

A counter-offer is not a confirmed booking unless the driver accepts it and the platform or shop confirms it, unless the platform clearly states otherwise.

If the driver does not respond before the counter-offer expires, or if the driver declines the counter-offer, the request may expire or be treated as declined according to platform logic.

A booking request may expire if it is not confirmed or accepted within the applicable time window.

An expired request is not an active appointment.

If a request expires, the driver may need to:

Submit a New Booking Request;

Choose Another Time;

Choose Another Shop; or

Contact Support if the Status Appears Incorrect.

Expired, declined, cancelled, counter-declined, and incomplete requests may appear in booking activity, but they should not be treated as completed service history or proof that service was performed.

Drivers may cancel a booking request or confirmed booking through Autodex where the platform supports cancellation.

Drivers should cancel as early as possible if they can no longer attend.

For urgent or same-day changes, drivers may also need to contact the shop directly.

Cancelling early helps the shop adjust its schedule and may improve booking reliability for everyone.

If you can no longer attend, cancel as early as possible.

A shop may decline or cancel a booking when necessary, but the shop remains responsible for its own scheduling, staffing, capacity, service decisions, customer communications, and any consequences of its decision to decline, cancel, or reschedule.

Reasons may include:

Shop Capacity Changes;

Technician Availability;

Incorrect Booking Information;

The Requested Service Is Not Supported;

Required Parts Are Unavailable;

Emergency Closure;

Weather or Operational Disruption;

The Vehicle Is Not Suitable for the Requested Service; or

The Shop Needs More Information Before Accepting the Booking.

Where possible, the shop should provide a reason for declining or cancelling and should communicate any rescheduling instructions, direct-contact instructions, or next steps to the driver.

Autodex may help communicate the booking status, but Autodex is not responsible for the shop’s decision to decline, cancel, reschedule, price, perform, or refuse any service.

For urgent or same-day changes, Autodex may not be the fastest communication method.

Drivers and shops should contact each other directly when immediate communication is needed.

Examples may include:

The Driver Is Running Late;

The Shop Must Close Early;

The Vehicle Cannot Be Serviced as Expected;

The Appointment Must Be Moved Immediately; or

An Emergency or Weather Issue Affects the Appointment.

Where possible, the booking status should still be updated in Autodex so both sides have a clear record.

A no-show may occur when a driver does not attend a confirmed appointment and does not cancel in advance.

During the alpha period, Autodex does not charge no-show fees unless separate terms are introduced and accepted.

Repeated missed appointments, fake bookings, or misuse of the booking system may result in account restrictions.

Autodex may use no-show information, in an appropriate form, to improve:

Appointment Reminders;

Booking Reliability;

Platform Safety;

Driver Communication; and

Future Booking Features.

During the alpha period, drivers pay the shop directly.

Autodex does not process payments for shop services during the alpha unless future payment terms are introduced and accepted.

The shop is responsible for:

Final Pricing;

Estimates;

Taxes;

Invoices;

Payment Collection;

Refunds;

Adjustments; and

Warranty-Related Service Matters.

Autodex does not determine, guarantee, or approve the final price, estimate, invoice, tax treatment, refund, adjustment, warranty position, repair diagnosis, or safety assessment for automotive services.

Autodex may display shop-provided prices, starting prices, flat prices, hourly rates, or “estimate required” labels.

Unless clearly stated otherwise, prices shown in Autodex should be understood as shop-provided information and may not represent the final price of a service or repair.

The shop remains responsible for confirming the final price, estimate, invoice, taxes, and payment details.

When a service is completed, Autodex may display it in the driver’s service history as a completed service record, including records identified as shop-confirmed, driver-added, or otherwise labeled by source where supported.

A completed service record may include:

Service Type;

Shop Name;

Date;

Vehicle;

Mileage, if Provided;

Completion Status;

Shop Notes;

Driver-Added Notes;

Service Documents, if Uploaded; and

Future Service Recommendations, if Provided.

Completed services may be labeled based on their source, such as:

Shop-Confirmed;

Driver-Added; or

Document Attached.

Service history is provided for convenience and organization and may include shop-confirmed records, driver-added records, uploaded documents, and booking activity that is labeled or displayed by source where supported.

It does not replace the shop’s official invoice, estimate, warranty, inspection report, repair record, safety advice, or professional diagnosis.

Drivers should keep official documents provided by the shop and should not rely on booking activity alone as proof that a service was completed.

Autodex may allow drivers to attach receipts, invoices, or related service documents to completed service records or driver-added service records.

Documents may include:

Receipts;

Invoices;

Estimates;

Inspection Reports;

Warranty Documents; or

Service-Related Photos.

Uploaded documents are stored for the driver’s convenience.

Autodex does not verify the authenticity, accuracy, or legal effect of uploaded documents unless expressly stated.

Document uploads should not be used to convert pending, expired, cancelled, declined, counter-declined, or incomplete requests into completed service records.

Drivers may be able to add past services manually as driver-added records where the platform supports that feature.

A manually added service record may include:

Service Type;

Service Date;

Mileage;

Shop or Provider Name;

Notes; and

Attached Documents.

Manually added records should be labeled as driver-added where supported.

A driver-added record is not necessarily shop-confirmed, completed by a participating shop, or verified by Autodex.

Drivers are responsible for the accuracy of manually added service records.

A shop may recommend a future service after completing work.

Autodex may display the recommendation in the driver’s account.

A recommendation may include:

Recommended Service;

Source Shop;

Suggested Date;

Suggested Mileage;

Notes; or

Related Completed Service.

If a recommendation comes from a shop, Autodex may show wording such as:

Suggested by the source shop

A recommendation does not mean Autodex has diagnosed the vehicle, confirmed the vehicle is safe to drive, determined that a repair is required, approved a repair plan, or verified pricing.

Drivers should speak directly with a qualified shop, technician, insurer, roadside assistance provider, towing provider, emergency service, or legal advisor as appropriate before making repair, maintenance, safety, insurance, towing, emergency, pricing, or legal decisions.

Autodex can help with platform and booking-related issues, such as:

Account Access;

Booking Status Issues;

Missing or Incorrect Platform Information;

Notification Issues;

Service History Display Issues;

Document Upload Issues; and

General Platform Support.

Autodex does not provide:

Automotive Diagnosis;

Mechanical Advice;

Safety Advice;

Legal Advice;

Warranty Decisions;

Repair Approval Advice;

Price Dispute Decisions;

Emergency Assistance; Roadside Assistance; or Towing Services.

For general support, contact:

Autodex Support Email: support@autodex.ca

Autodex is not an emergency service.

For emergencies, roadside danger, collisions, urgent breakdowns, immediate safety risks, or situations where a vehicle may be unsafe, drivers should contact the appropriate emergency service, roadside assistance provider, towing provider, shop, or qualified professional.

Do not rely on Autodex for urgent safety decisions.

The simple rule is:

Autodex helps organize booking requests, booking activity, booking status, completed service records, and service-related information. A booking request is not a confirmed booking unless Autodex shows it as confirmed or the shop directly confirms the appointment with the driver. Expired, declined, cancelled, counter-declined, and incomplete requests may appear in booking activity, but they are not completed service history. The shop remains responsible for the automotive service, pricing, scheduling, invoices, refunds, warranties, and service decisions. The driver remains responsible for providing accurate information and making repair, safety, attendance, and payment decisions.

For questions about bookings, cancellations, service history, or Autodex support, use the role-based support contacts below:

Autodex Support Email: support@autodex.ca

For French support:

Service de soutien Autodex Courriel : aide@autodex.ca

La présente Politique est fournie par Sankofi Inc., exerçant ses activités sous le nom Autodex.

La présente Politique explique le fonctionnement des demandes de réservation, confirmations, contre-offres, annulations, demandes expirées, absences au rendez-vous et dossiers de service complétés dans Autodex.

La présente Politique devrait être lue avec les Conditions d’utilisation conducteur et la Politique de confidentialité d’Autodex.

Autodex aide les conducteurs à demander et à coordonner des services automobiles auprès de garages indépendants participants.

Autodex aide à organiser :

les demandes de service ;

la sélection du garage ;

les informations du véhicule ;

les dates et heures de réservation ;

les mises à jour de statut de réservation ;

les annulations ;

les contre-offres ;

les dossiers de service complétés ;

l’historique de service.

Autodex n’est pas un garage, un mécanicien, un concessionnaire, un fournisseur de garantie, un assureur, un service d’urgence, un fournisseur d’assistance routière, une entreprise de remorquage, un conseiller juridique ou une autorité de réparation, de diagnostic, de sécurité ou de prix.

Les garages participants sont des entreprises indépendantes responsables des services automobiles qu’ils fournissent.

Soumettre une demande de réservation par l’entremise d’Autodex ne crée pas, à lui seul, une réservation confirmée ni l’obligation pour un garage d’exécuter le service demandé.

Une demande de réservation ou une réservation peut notamment être :

en attente de confirmation par le garage ;

confirmée automatiquement selon les paramètres du garage ;

acceptée par le garage ;

refusée par le garage ;

modifiée par une contre-offre du garage ;

annulée par le conducteur ;

annulée par le garage ;

expirée.

Une réservation est confirmée seulement lorsque la plateforme indique clairement qu’elle est confirmée ou que le garage l’a acceptée, selon le flux applicable.

Une demande de réservation peut inclure :

le service sélectionné ;

le garage sélectionné ;

la date et l’heure demandées ;

les coordonnées du conducteur ;

les informations du véhicule ;

l’odomètre ou le kilométrage, si fourni ;

les notes du conducteur ;

d’autres informations nécessaires pour aider le garage à examiner la demande.

Les conducteurs sont responsables de fournir des informations exactes, complètes et à jour.

Des informations incorrectes ou incomplètes peuvent amener le garage à refuser, annuler, déplacer ou demander des précisions concernant la demande de réservation ou la réservation.

Certains garages peuvent exiger une confirmation manuelle avant qu’une réservation soit acceptée.

Lorsqu’une demande nécessite une confirmation manuelle, le garage peut :

accepter la demande ;

refuser la demande ;

proposer un autre moment.

Tant que le garage n’a pas accepté la demande ou que la plateforme n’indique pas clairement une confirmation, la réservation n’est pas confirmée.

Les conducteurs devraient vérifier le statut de leur réservation dans Autodex et surveiller les mises à jour de réservation.

Certains garages peuvent permettre la confirmation automatique de certaines réservations selon leurs disponibilités et paramètres.

Si une réservation est confirmée automatiquement, la plateforme peut afficher la réservation comme confirmée sans examen manuel préalable par le garage, selon les paramètres que le garage a configurés.

Même lorsqu’une réservation est confirmée, le garage peut devoir communiquer avec le conducteur si :

des informations sont manquantes ;

le véhicule n’est pas adapté au service demandé ;

le service ne peut pas être effectué comme demandé ;

des pièces ou du personnel ne sont pas disponibles ;

les informations de réservation semblent incorrectes ;

un autre enjeu opérationnel survient.

Si un garage ne peut pas accepter le moment demandé, il peut proposer un autre moment lorsque la plateforme permet les contre-offres.

Une contre-offre n’est pas une réservation confirmée tant que le conducteur ne l’a pas acceptée et que la plateforme n’indique pas clairement le statut confirmé, sauf indication contraire claire dans la plateforme.

Si le conducteur refuse une contre-offre ou ne répond pas avant son expiration, la demande peut expirer ou être considérée comme refusée selon la logique de la plateforme; elle ne constitue pas un service complété.

Une demande de réservation peut expirer si elle n’est pas confirmée ou acceptée dans le délai applicable.

Une demande expirée n’est pas un rendez-vous actif, une réservation confirmée ni un service complété.

Si une demande expire, le conducteur peut devoir :

soumettre une nouvelle demande de réservation ;

choisir un autre moment ;

choisir un autre garage ;

communiquer avec le soutien si le statut semble incorrect.

Les demandes expirées, refusées, annulées, les contre-offres refusées et les demandes incomplètes peuvent apparaître dans l’activité de réservation, mais elles ne constituent pas un historique de service complété ni un dossier de service complété.

Les conducteurs peuvent annuler une demande de réservation ou une réservation confirmée par l’entremise d’Autodex lorsque la plateforme permet l’annulation.

Les conducteurs devraient annuler le plus tôt possible s’ils ne peuvent plus se présenter.

Pour les changements urgents ou survenant le jour même, les conducteurs peuvent aussi devoir communiquer directement avec le garage.

Annuler tôt aide le garage à ajuster son horaire et peut améliorer la fiabilité des réservations pour tous.

Les conducteurs devraient suivre la règle pratique suivante :

si vous ne pouvez plus vous présenter, annulez le plus tôt possible.

Un garage peut refuser ou annuler une réservation lorsque nécessaire.

Les raisons peuvent inclure :

des changements de capacité du garage ;

l’indisponibilité des techniciens ;

des informations de réservation incorrectes ;

un service demandé non offert ;

des pièces requises non disponibles ;

une fermeture d’urgence ;

une perturbation météorologique ou opérationnelle ;

un véhicule non adapté au service demandé ;

un besoin d’obtenir plus d’informations avant d’accepter la réservation.

Lorsque possible, le garage devrait fournir une raison pour le refus, l’annulation ou le déplacement, et il demeure responsable de ses décisions opérationnelles, de ses communications directes et des services qu’il accepte de fournir.

Autodex peut aider à communiquer le statut de réservation, mais Autodex n’est pas responsable de la décision du garage de refuser, d’annuler, de déplacer ou de modifier une demande de réservation ou une réservation confirmée.

Pour les changements urgents ou survenant le jour même, Autodex peut ne pas être le moyen de communication le plus rapide.

Les conducteurs et les garages devraient communiquer directement entre eux lorsqu’une communication immédiate est nécessaire.

Exemples :

le conducteur est en retard ;

le garage doit fermer plus tôt ;

le véhicule ne peut pas être entretenu comme prévu ;

le rendez-vous doit être déplacé immédiatement ;

une urgence ou un enjeu météorologique affecte le rendez-vous.

Lorsque possible, le statut de réservation devrait tout de même être mis à jour dans Autodex afin que les deux côtés aient un dossier clair.

Une absence au rendez-vous peut se produire lorsqu’un conducteur ne se présente pas à un rendez-vous confirmé et n’annule pas à l’avance.

Pendant la période alpha, Autodex ne facture pas de frais d’absence au rendez-vous, sauf si des conditions séparées sont introduites et acceptées.

Les rendez-vous manqués à répétition, les fausses réservations ou l’utilisation abusive du système de réservation peuvent entraîner des restrictions de compte.

Autodex peut utiliser les informations liées aux absences, sous une forme appropriée, afin d’améliorer :

les rappels de rendez-vous ;

la fiabilité des réservations ;

la sécurité de la plateforme ;

la communication avec les conducteurs ;

les futures fonctionnalités de réservation.

Pendant la période alpha, les conducteurs paient directement le garage pour les services automobiles, selon les modalités du garage.

Autodex ne traite pas les paiements pour les services de garage pendant la période alpha, sauf si des conditions de paiement futures sont introduites et acceptées conformément aux conditions applicables.

Le garage est responsable de :

le prix final ;

les estimations ;

les taxes ;

les factures ;

la perception du paiement ;

les remboursements ;

les ajustements ;

les questions liées aux garanties.

Autodex ne détermine pas le prix final des services automobiles.

Autodex peut afficher des prix fournis par les garages, des prix de départ, des prix fixes, des taux horaires ou des mentions comme « estimation requise ».

Sauf indication claire contraire, les prix affichés dans Autodex devraient être compris comme des informations fournies par les garages et peuvent ne pas représenter le prix final d’un service ou d’une réparation.

Le garage demeure responsable de confirmer le prix final, l’estimation, la facture, les taxes et les modalités de paiement.

Lorsqu’un service est complété et confirmé par un garage, Autodex peut l’afficher dans l’historique de service du conducteur comme dossier de service complété.

Un dossier de service complété peut inclure :

le type de service ;

le nom du garage ;

la date ;

le véhicule ;

le kilométrage, si fourni ;

le statut de complétion ;

les notes du garage ;

les notes ajoutées par le conducteur ;

les documents de service, si téléversés ;

les recommandations de service futures, si fournies.

Les dossiers de service peuvent être identifiés selon leur source, par exemple :

confirmé par le garage ;

ajouté par le conducteur ;

document joint.

L’historique de service est fourni pour la commodité et l’organisation du conducteur; il peut inclure des dossiers confirmés par un garage et des dossiers ajoutés par le conducteur, lorsque la plateforme le permet.

Il ne remplace pas la facture officielle, l’estimation, la garantie, le rapport d’inspection ou le dossier de réparation du garage.

Les conducteurs devraient conserver les documents officiels fournis par le garage.

Autodex peut permettre aux conducteurs de joindre des reçus, factures ou documents liés au service à des dossiers de service complétés ou ajoutés manuellement.

Les documents peuvent inclure :

des reçus ;

des factures ;

des estimations ;

des rapports d’inspection ;

des documents de garantie ;

des photos liées au service.

Les documents téléversés sont conservés pour la commodité du conducteur.

Autodex ne vérifie pas l’authenticité, l’exactitude ou la portée juridique des documents téléversés, sauf indication expresse contraire.

Les téléversements de documents liés à un service complété ne devraient pas être utilisés pour transformer une demande de réservation en attente, expirée, annulée, refusée, incomplète ou une contre-offre refusée en dossier de service complété.

Les conducteurs peuvent être en mesure d’ajouter manuellement des services passés.

Un dossier de service ajouté manuellement peut inclure :

le type de service ;

la date du service ;

le kilométrage ;

le nom du garage ou fournisseur ;

des notes ;

des documents joints.

Les dossiers ajoutés manuellement devraient être identifiés comme ajoutés par le conducteur.

Un dossier ajouté par le conducteur n’est pas nécessairement confirmé par un garage ou vérifié par Autodex.

Les conducteurs sont responsables de l’exactitude des dossiers de service ajoutés manuellement.

Un garage peut recommander un service futur après avoir complété des travaux.

Autodex peut afficher cette recommandation dans le compte du conducteur.

Une recommandation peut inclure :

le service recommandé ;

le garage source ;

une date suggérée ;

un kilométrage suggéré ;

des notes ;

le service complété lié.

Si une recommandation provient d’un garage, Autodex peut afficher une formulation comme :

Suggéré par le garage concerné

Une recommandation ne signifie pas qu’Autodex a diagnostiqué le véhicule, confirmé que le véhicule est sécuritaire à conduire, approuvé une réparation, déterminé qu’une réparation est requise ou validé un prix.

Les conducteurs devraient communiquer directement avec un garage ou un technicien qualifié avant de prendre des décisions liées à une réparation, un entretien ou la sécurité du véhicule.

Autodex peut aider avec les enjeux liés à la plateforme et aux réservations, notamment :

l’accès au compte ;

les problèmes de statut de réservation ;

les informations manquantes ou incorrectes dans la plateforme ;

les problèmes de notification ;

les problèmes d’affichage de l’historique de service ;

les problèmes de téléversement de documents ;

le soutien général lié à la plateforme.

Autodex ne fournit pas :

de diagnostic automobile ;

de conseil mécanique ;

d’avis de sécurité ;

d’avis juridique ;

de décision liée aux garanties ;

de conseil d’approbation de réparation ;

de décision dans les différends de prix ;

d’assistance d’urgence ou routière.

Pour le soutien général :

Service de soutien Autodex Courriel : aide@autodex.ca

Autodex n’est pas un service d’urgence.

En cas d’urgence, de danger routier, de collision, de panne urgente, de risque immédiat pour la sécurité ou de situation où un véhicule pourrait ne pas être sécuritaire, les conducteurs devraient communiquer avec le service d’urgence approprié, un fournisseur d’assistance routière, un service de remorquage, un garage ou un professionnel qualifié.

Ne vous fiez pas à Autodex pour prendre des décisions urgentes liées à la sécurité, au diagnostic, à la réparation, au prix, au remorquage ou à l’assistance routière.

La règle simple est :

Autodex aide à organiser les demandes de réservation, les statuts de réservation, l’activité de réservation, les dossiers de service complétés et les informations liées aux services. Le garage demeure responsable du service automobile, des prix, des estimations, des factures, des remboursements et des décisions de refus, d’annulation ou de déplacement. Le conducteur demeure responsable de fournir des informations exactes et de prendre ses décisions liées aux réparations, à la sécurité et à sa présence au rendez-vous.

Pour toute question concernant les réservations, les annulations, l’historique de service ou le soutien Autodex :

Service de soutien Autodex Courriel : aide@autodex.ca

Pour le soutien en anglais :

Soutien Autodex Courriel : support@autodex.ca